Expediente electrónico

El expediente electrónico es una base de datos desarrollada por INBAS entre 2010 y 2011 para apoyar el trabajo de asesoramiento y orientación en el programa QuABB. Permite registrar todos los datos necesarios para la documentación de los casos y el trabajo de asesoramiento y enviarlos mediante una función de combinación de correspondencia en diversos documentos, como informes de asesoramiento para el seguimiento del FSE, comunicados de confidencialidad o listas de participantes. En el área de estadísticas de la base de datos, los datos se muestran de forma acumulativa y pueden exportarse para análisis posteriores. 

El expediente electrónico es una herramienta desarrollada desde la práctica para la práctica del apoyo a la formación. Se adoptó en 2015 para el proyecto de asesoramiento «Formados con éxito» en Baden-Wurtemberg. En el futuro se usará otra versión adaptada para el proyecto berlinés «Prevención del abandono de la formación». 

Varios procesos del asesoramiento, como la obtención del consentimiento para el almacenamiento de datos y la encuesta de opinión una vez finalizado el servicio, pueden realizarse fácilmente de forma digital con la ayuda del expediente electrónico. Las funciones adicionales tales como la gestión de los socios en la red, un calendario de reuniones y los recordatorios automáticos facilitan aún más el proceso de asesoramiento. Desde 2015 se han documentado más de 16 000 casos en el expediente electrónico. Actualmente se está avanzando en la digitalización del proceso de asesoramiento. Por ejemplo, se va a incorporar la posibilidad de cargar documentos y concertar reuniones electrónicamente.